کانال ارتباطی صورت می پذیرد ( نوبیل74 و همکاران ، 2013). در تعریف دیگر ، ارتباط به معنای انتقال اطلاعات است که طی آن ، منظور ارسال کننده به دریافت کننده اطلاعات منتقل می‌شود تا رفتار فرد گیرنده را مطابق با نظر ارسال کننده شکل گیرد( پالتالا و ووس75 ، 2011) .
تعاریف دیگر از مفهوم ارتباط عبارتند از ( محب علی ، 1373) :
* ارتباط عبارت از فرآیند انتقال پیام از شخصی به شخص دیگر است، مشروط بر آنکه تشابه بین معنای مورد نظر فرستنده و معنای دریافت کننده وجود داشته باشد.
* برلو در مورد ارتباط می‌گوید: ارتباط یک پدیده پویا می‌باشد به طوری که اجزاء و عناصر آن با هم نوعی رابطه نظام گرایانه داشته و دارای کنش‌های متقابلی باشند.
* فرهنگ آریان پور، ارتباط را مبادله، گزارش، مراوده و غیره تعریف کرده است. در وبستر، ارتباط را برقرار کردن و سازندن، انتقال دادن، آگاه ساختن، مکالمه و مراوده داشتن تعریف کرده است.
* ارسطو ارتباط را عبارت از، جستجو برای دستیابی به کلیه وسایل و امکانات موجود برای ترغیب و اغنای دیگران می‌داند. شرام در مورد ارتباط می‌گوید در فرایند ارتباط بین فرستنده و گیرنده پیام، در مورد یک موضوع معین اشتراک فکر حاصل می‌شود.
* شاتون از محققین اخیر ارتباطات می‌گوید: ارتباط به معنای تمام روش‌هایی است که بوسیله آن ذهنی بر ذهنی دیگر اثر می‌گذارد، اعم از اینکه این ارتباط بوسیله کلام، نوشتار، موسیقی، تصویر و یا هر وسیله دیگری انجام شود.
* لیندگرن ارتباط را فرآیندی می‌داند حاوی تمام شرایطی که متضمن انتقال معنا باشد.
* هیکی اسمیت ارتباط را عبارتست از فرآیند انتقالی احساس، حافظه و اندیشه در میان مردم می‌داند.
* در نگاهی دیگر ارتباط را انتقال اطلاعات در محدوده سه چیز می‌دانند، اینان عبارتند از انتشار، انتقال و دریافت پیام ( محب علی ، 1373) .
برای اینکه یک اندیشه به واقعیت بپیوندد باید برنامه ای وجود داشته باشد و هنگامی ‌که یک برنامه توسعه می‌یابد باید با افرادی که درگیر اجرای آن هستند ارتباط برقرار شود. در این زمینه ارتباطات وسیله به دست آوردن حاصل کار از دیگران به شمار می‌رود و به عنوان فرآیند انتقال و دریافت اطلاعات تعریف می‌شود. ارتباطات نقطه آغاز کلیه وظایف مدیریتی است. بدون ارتباطات، برنامه ریزی، سازماندهی و کنترل مقدور نیست زیرا درک اطلاعات و انتقال آنها ممکن نیست. ارتباطات عبارت است از فرایند ارسال اطلاعات از طریق یک شخص به شخص دیگر و درک آن توسط شخص گیرنده یعنی انتقال و سهیم شدن در اندیشه‌ها و عقاید و واقعیت‌ها به گونه ای که گیرنده، آنها را دریافت و درک کند. به عبارت دیگر ارتباطات فرآیندی است که به وسیله آن افراد در صدد بر می‌آیند تا در سایه مبادله پیامهای نمادین به مفاهیم مشترک دست یابند. جان کاتر 76 ارتباطات را به صورت زیر تعریف کرده است: یک فرستنده پیام، پیامی‌را از طریق وسیله یا ابزاری به گیرنده پیام می‌فرستد که او به آن پاسخ می‌دهد. در این شکل ساده می‌توان الگویی به طریق زیر ارائه کرد.
فرستنده پیام ? پیام ? گیرنده پیام. الگوی مزبور نشان می‌دهد که در یک ارتباط سه رکن اصلی وجود دارد. بدیهی است که اگر یکی از آنها حذف شود، ارتباط برقرار نمی‌گردد. در یک فرآیند ارتباط هفت بخش وجود دارد ( باکار و مصطفی77 ، 2013) :
– فرستنده پیام یا منبع پیام78 : آغازگر ارتباط است. در یک سازمان، فرستنده پیام کسی است که دارای اطلاعات است و هدف وی این است که آن را به یک یا چند نفر اطلاع دهد.
– به رمز درآوردن پیام79 : زمانی انجام می‌شود که فرستنده پیام، اطلاعات را به صورت یک رشته علامت یا نماد درآورد. به رمز درآوردن پیام از آن جهت لازم است که اطلاعات تنها باید بین یک نفر و نفر دیگر از طریق علامت و نشانه مبادله شود.
– پیام 80: اطلاعاتی است که فرستنده پیام آن را از نظر فیزیکی به صورت رمز درآورده است. پیام ممکن است به هر شکل و صورتی باشد و فرد دیگری آن را دریافت و درک کند.
– کانال یا مجرای ارتباطی81 : وسیله ای است برای ایجاد ارتباط بین فرستنده و گیرنده پیام (مثل هوا برای انتقال صوت). غالباً نمی‌توان کانال ارتباطی را از پیام جدا کرد.
– دریافت کننده یا گیرنده پیام82 : شخصی است که اندام‌های حسی او احساس می‌کنند که پیام را دریافت کرده‌اند. امکان دارد گیرنده پیام، یک یا چند نفر باشند.
– از رمز خارج کردن پیام83 : فرآیندی است که به وسیله آن گیرنده پیام، پیام را تفسیر می‌کند. گیرنده باید ابتدا پیام را دریافت کند سپس آن را تفسیر کند.
– بازخورد نمودن نتیجه84 :مسیری دارد که در جهت عکس فرایند ارتباط است که در آن واکنش گیرنده پیام به فرستنده پیام داده می‌شود. بازخورد ممکن است مستقیم و یا به صورت غیر مستقیم باشد.
– پارازیت: پارازیت را می‌توان عاملی تعریف کرد که پیام را تحریف می‌کند. وجود پارازیت ممکن است از فرستنده، وسیله ارتباط و یا گیرنده باشد.
هر کدام از اندیشمندان مختلف از زاویه دید خود و به گونه ای ارتباطات را تعریف کرده‌اند. در واقع می‌توان چنین گفت که برای ارتباطات تعاریف زیادی برشمرده‌اند. در یکی از تعاریف، ارتباطات را چنین تعریف کرده‌اند ( فرهی ، 1389) : ارتباطات فراگرد تفهیم و تفاهم و تسهیم معانی است.
اگر این تعریف را بپذیریم در هر فراگرد ارتباطی سه جنبه مطرح است:
الف) جنبه ساختاری
دربرگیرنده سازوکار و روش‌هایی است که معنا و مفهوم به واسطه آن و از طریقآن از منبع به مقص
د
ارسال می‌شود و بازخوردهای لازم همزمان گرفته می‌شود؛ به عنوان مثال هوایی که امواج صدا را منتقل می‌کند،سیستمی‌ساختاری است یا دیافراگم فلزی تلفن و یا میکروفنهرکدام، سیستم است. همین طور مدار آمپلی فایریا فرستنده رادیویییا سیستم تلگراف،هرکدام سیستم ساختاری است. البته بدیهی است اگر لازم باشد که اطلاعاتی منتقل شود،سیستم‌ها باید با یکدیگر مرتبط شود. هنگامی‌که سیستم‌ها به هم مرتبط می‌شود،هرکدام با درجه ای نسبت به یکدیگر وابسته می‌شود.نظریه‌های ریاضی ارتباطات سازمانی عمدتاً به تبیین این جنبه ارتباطاتی می‌پردازدکه از آن جمله مباحث شاین و ویور در مقاله ریاضیات ارتباطات، مقاله سایبرنتیک (علم کنترل و ارتباطات)، وینر و مقاله رابطه بین ارتباطات و اطلاعات توسط چری مباحث بنیادی این بعد را تبیین می‌کند. مقاله ریاضیات ارتباطات (نوشته ویور) عمدتاً به طرح مطلبی در باب مهندسی ارتباطات می‌پردازد که خود در پیشرفت‌های ریشه داردکه در عرصه ریاضیات وکاربرد آن درمهندسی و اختراعاتی چون رادیو، تلفن، تلویزیون و ارتباطات الکترونیکی در فاصله زمانی تقریبی(1950-1859 م.) رخ داده است. امکان ارتباط از راه دور فرآیندی را شکل دادکه در آن نهادهای معینی چون منع پیام، پیام، رمزگذارنده بر پیام، کانال پیام، رمزگشاینده از پیام و مقصد، معنا یافت. البته از نظر آقایویور ارتباطات تنها از طرق سخت افزارها و نرم افزارهای ذکر شده صورت نمی‌گیرد، بلکه وی معتقد است که اصولاً ارتباطات شامل تمامی‌روش‌هایی است که از آن طریق، ذهنی بر ذهن دیگر تأثیر می‌گذارد. وی اذعان دارد که مسائل ارتباطی در سه سطح قابل طرح است ( فرهی ، 1389) .
* سطح فنی85
* سطح معنایی86
* سطح اثرگذارنده87
درسطح فنی مسئله این است که چگونه نظامی‌ارتباطی ایجاد می‌کنیم تا اطلاعات به شکل دقیق از مبدأ به مقصد برسد. در سطح معنایی با اینمسئله روبه رو هستیم که تعبیرو تفسیرکننده از پیام چقدر با معنای مورد نظر فرستنده همخوانی دارد. سرانجام در سطح تأثیرگذارنده با این مسئله روبه رو هستیم که معنای دریافت شده توسط گیرنده تا چه حد او را به ایفای نقش مطلوب خود هدایت می‌کند
( فرهی ، 1389) .
ب) جنبه معنایی88
بعد معنایی به این مضمون اشاره داردکه در هر فراگرد ارتباطی،یک مفهوم، معنا، اندیشه ر یاپیام از جانب منبع پیام و از طریق ساختار ارتباطی به سیستم معنایی گیرنده پیام منتقل می‌شود. علم معانی بر رابطه بین نشانه‌ها با چیزهایی که بر آنها ارتباط دارد، تمرکز دارد. این امر بطور سیستماتیک ما را به مطالعه رابطه بین نشانه‌ها به عنوان پاسخ‌ها و ویژگی‌های محرک‌های موقعیتی که از آنها استنباط می‌شود، هدایت می‌کند. باسیل برنشتین در مقاله خود تحت عنوان کدهای اختصار یافته و گسترش یافته نشان می‌دهدکه معانی در سیستم اجتماعی ریشه دار می‌شود و سیستم‌های اجتماعی متفاوت می‌تواند کدهای معانی دقیقاً متفاوتی را تولید کند. در هر سیستم اجتماعی که بر پایه صمیمیت زیاد (رابطه نزدیک) و فاصله اجتماعی کم استوار است، معانی نباید صریح و روشن ساخته شود. در چنین سیستمی‌اختلال کم است و نیاز به حشو و زواید89 اضافی وجود دارد. اما در سیستم اجتماعی دیگر با فاصله اجتماعی زیادتر معانی باید صریح تر و روشنتر ساخته شود و نیاز به حشو و زواید اضافی کمتر است.لئونارد شاتزمن و آنزلاشتراوس در مقاله خود تحت عنوان طبقه اجتماعی و نحوه ارتباطات نشان می‌دهندکه چگونه جهت گیری‌های معانی در ارتباطات طبقه میانیبا ارتباطات طبقه پایین تر کاملاً متفاوت است. آنها همچنین نشان می‌دهندکه چگونه دیدگاه‌ها، تصورات و چارچوب کلی معانی منتقل شده از طبقه ای به طبقه دیگرکاملاً فرقمی‌کند. در واقع اعضا و افراد طبقات مختلف، هر واقعه و رویداد را به صورت‌های مختلف گزارش می‌کنند. در واقع آنان هیأت،شکل و قواره‌های متفاوتی درک می‌کنند و واقعه واحد را در یک معنا نمی‌بینند، بنابراین آنان درکدگذاری آنچه مشاهده می‌کننده متفاوت هستند( فرهی ، 1389).
ج) جنبه کارکردی90
همانطور که ویور بیان می‌کند، بعدکارکردی به جنبه تأثیرگذارنده اشاره دارد. درواقع توجه به اینمسئله که معانی دریافت شده توسط گیرنده پیام تا چه حد او را به ایفای نقش مطلوب خود هدایت می‌کند. از بعد نظری اغلب نظریه‌های زبانشناسیپشتیبان این جنبه کارکردی ارتباطات است. در این زمینهگرین برگر در مقاله خود تحت عنوان رویکرد زبانشناختی، مشخصاً به دو جنبه آوا91 و واج 92 اشاره دارد. او زبان شناسی را مسئول و متولی بررسی نظام پیامدهی کلامی‌آدمی‌می‌داند و زبان شناسی در این زمینه بیشتر جهت گیری اجتماعی دارد تا فردی. در زبان شناسی اولویت با گفتاراست ونوشتار در درجه دوم قرار می‌گیرد، زیراگفتار زیربنای نوشتار و تغییراتآن است.پایک نیز در مقاله خود تحت عنوان نکات آواشناسی و واج شناسی در توصیف رفتار به چگونگی کارکرد زبان بویژه دیدگاه آواشناسی93اشاره دارد. علاوه بر این، نظریه اطلاعات و ارتباطات جمعی ویلبر شرام94، پژوهش ارتباطاتی و تصویر جامعه نوشته کتزو نظامات ارتباطاتی و اجتماعی در نوشته دانیل لرنر در بعد ارتباطات جمعی، مؤیدجنبه کارکردی ارتباطات است.به عقیده ویلبر شرام هر سیستم، بخشی از سلسله اطلاعات امت. اگر نیاز باشدکه اطلاعات منتقل شود،سیستم‌ها باید به هم متصل شود. از سویی بطور کلی ما همواره دو نوع سیستم داریم: یکی سیستم ساختاری و دیگریسیستم کارکردی.سیستمساختاری مثل دی
افراگم فلزی تلفن و یا هوای که امواج صدا را منتقل می‌کند (که قبلاً بحث شد)، اما سیستم کارکردی بیشتر زنجیره‌های ارتباطات انسانی، تعداد زیادی از سیستم‌های مرتبط به هم را شامل می‌شودکه دارای نوع سیستمی‌می‌شودکه شانن آن را تحت عنوان سیستم کارکردی مورد بحث قرار می‌دهد که در مقابل سیستم ساختاری است، مثلاً سیستم حسی (حواس پنجگانه) در انسان سیستم ساختاری است، در حالی که سیستم‌های عصبی مرکزی سیستم کارکردی است. سیستم‌ها همچنین می‌تواند متشابه و غیر متشابه باشد.سیستم‌های مشابه، ظرفیت‌ها و قابلیت‌های موجود در حالات همانند است یعنی وارده صدا در میکروفن و صادره صدا از بلندگو توانایی‌های موجود در حالات مشابه است، ولی هوا و دیافراگم دو سیستم نامتشابه است.
بنابراین می‌توان چنین گفت که آنچه در نظریه اطلاعات است در ارتباطات جمعی نیز معنی پیدا می‌کند؛ یعنی ارتباطات زمانی رخ می‌دهد که دو سیستم متشابه با یکدیگر از طریق یک یا چند سیستم غیر متشابه مرتبط است و حالات همانند را به عنوان نتیجه انتقال علامت در میان زنجیره فرض می‌کند. در واقع صدایی که به تلفن وارد می‌شود و توسط گوشی خارج می‌شود، بیانگر ارتباط نیست، مگر اینکه مفهوم در سیستم معنایی آقای الف دوباره در سیستم معنایی آقای ب ایجاد شود و به تبع آن آقای ب رفتار مطلوب را از خود نشان دهد؛ به عبارت دیگر از طریق سیستم ساختاری، معنا و مفهومی‌که مورد نظر فرستنده پیام است، فرستاده شود و گیرنده پیام علاوه بر اینکه همان معنای مورد نظر فرستنده پیام را کشف کند، رفتار مطلوب را از خود نشان دهد (فرهی ، 1389).
2-9 ارتباطات سازمانی
ارتباطات سازمانی به ارتباطاتی اطلاق می شود که در راستای اهداف سازمانی یا روابط بین فردی کارکنان شکل می گیرد و معمولا به منظور تفهیم دستورات ، انتقال اطلاعات و صحبتهای معمول میان کارکنان بروز می یابد ( تانگ و گائو ، 2012) . از منظر دیگر ، ارتباطات سازمانی به کانالهای ارتباطی اطلاق می شود که فرستنده و گیرنده پیام ، هر دو در یک سازمان هستند و معمولا با هدف تقریب نظرات کارکنان و مدیران به وجود می آید ( کاتر و شیلسینگر95 ، 2008) .
عباسی، ارتباطات سازمانی را در کتاب خود “مدیریت روابط عمومی” اینگونه تعریف می‌کند: روابط انسانی در سازمان عبارت است از فرآیند برقراری، حفظ و گسترش روابط هدف دار، پویا و دوجانبه در بین اعضای یک سیستم تا سازمان اجتماعی مانند اداره، کارخانه، مدرسه و آموزشگاه با تأمین نیازهای مادی و معنوی افراد سبب ایجاد تفاهم، احساس رضایت و خرسندی متقابل کارکنان و کارگران با یکدیگر شده و زمینه انگیزش و رشد یافتگی افراد را در جهت رسیدن به اهداف سازمان فراهم سازد. بدین منظور، هر مسئولی باید کوشش کند تا رابطه دوجانبه مثبت همراه با حس تفاهم و احساس رضایت متقابل و سازنده به وجود آورد (عباسی، 1388: 133). در یک تعریف جامع‌تر می‌توان گفت: ارتباطات سازمانی بر فراگردی دلالت دارد که طی آن مدیران به تبادل اطلاعات و معانی با افراد و واحدهای داخل و خارج سازمان می‌پردازند (رضائیان، 1380: 473).
در ارتباط سازمانی که یکی از انواع ارتباطات انسانی است، چهار ویژگی هدفمندی، ساختارمندی، وظیفه مداری و محاط بودن در یک سازمان، در مقایسه با انواع دیگر ارتباط بیشتر مورد توجه است. در رویکردهای گوناگون علم مدیریت در مفهوم ارتباطات سازمانی با توجه به تعریف هر یک از سازمان، تفاوت‌های محسوسی دیده می‌شود. برای مثال در مکتب کلاسیک که سازمان به عنوان ماشین در نظر گرفته